Cuando se trata de la necesidad de automatizar la gestión empresarial, el gerente necesita obtener respuestas a tres preguntas. Sin conocer estas respuestas, es difícil para los empleados de la empresa y la compañía de implementación desarrollar el enfoque correcto para elegir un sistema de automatización y una estrategia para su implementación. ¿Cuáles son estas preguntas?
PREGUNTA NO. 1: «¿QUIÉN NECESITA AUTOMATIZACIÓN Y POR QUÉ?»
Hoy ya podemos analizar las estadísticas y sabemos que, con mayor frecuencia, el iniciador del proyecto es el propietario, el director general o financiero y, en ocasiones, el contador principal.
Si el proyecto es iniciado por el contador principal, estas son algunas expectativas, si el CEO, entonces, probablemente, es completamente diferente. Por supuesto, la mejor opción en términos de éxito del proyecto, cuando el «Cliente» del proyecto es el propietario o CEO, así como en las diferentes Empresas de automatización. En primer lugar, esto se debe al hecho de que la mayoría de las veces solo representan la estrategia de desarrollo empresarial y conocen las verdaderas razones de la automatización, entre las cuales se encuentran:
- Reorientación para resolver nuevos problemas (lanzamiento de nuevos productos, ingreso a nuevos mercados, reequipamiento técnico);
- Realizar reformas o cambiar los principios de gestión;
- La incapacidad del antiguo sistema de automatización para satisfacer las necesidades de la empresa;
- Preparación de la empresa para la venta (la automatización debería aumentar el valor de mercado).
En segundo lugar, solo ellos pueden priorizar y resolver cualquier conflicto que surja durante el proyecto. Además, el estado y los poderes de estas personas también determinan la actitud del personal de la empresa hacia el proyecto. Conocer la respuesta a la primera pregunta le permite desarrollar una estrategia para implementar un sistema automatizado que coincida con la estrategia de desarrollo de la empresa, tener una idea de cuán serio será el proyecto, cuánto tiempo y esfuerzo la compañía está lista para gastar en él, y si «morirá» inmediatamente después del inicio.
PREGUNTA NO. 2: «¿ES NECESARIA LA AUTOMATIZACIÓN?»
Después de que quedó claro quién es el iniciador y cuál se convirtió en la razón principal de la automatización, debe comprender: ¿Qué se espera de ella?
La práctica muestra que, con frecuencia, con la ayuda de proyectos de automatización, intentan resolver los problemas de control empresarial. Por supuesto, la gestión moderna es difícil de imaginar sin sistemas de información, pero la gestión es básicamente la misma.
Si la empresa tiene una gran cantidad de información que no puede procesarse manualmente (o utilizando las herramientas de automatización disponibles) (no tenemos tiempo, cometemos errores, el personal es costoso), entonces la automatización es la salida. Si la información necesaria simplemente no está disponible o no es confiable, las decisiones se toman sin tener en cuenta los datos disponibles, las acciones no se acuerdan, entonces lo más probable es que el sistema de gestión en sí no se haya formado y la automatización no ayudará aquí. Por lo tanto, después de evaluar la situación, debemos concluir si la automatización resolverá los problemas identificados.